TRANSCRIPTION  ~  RÈGLES  ET ASTUCES

astuces

Garder en mémoire où se trouve les boutons de contrôle d'image

Les boutons de contrôle pour manipuler l'image, soit l'agrandir et la rapetisser, ou se déplacer de gauche à droite, ou de bas en haut, se situent juste au dessus de l'image. Malheureusement, lorsque la barre de défilement est utilisée pour descendre vers le bas de l'image, les boutons de contrôles ne sont plus visibles. Il est donc nécessaire de remonter vers le haut de l'image pour y accéder de nouveau. Il est à noter que les Archives ont changé le placement des icônes afin de les centrer avec l'image. Il peut être nécessaire pour certains, tout dépendant de la résolution de leurs écrans, d'avoir à se déplacer vers la droite de l'écran pour accéder aux icônes.

 

Utiliser la touche de tabulation!

La touche de tabulation peut être utilisée pour se déplacer d'un champ à l'autre. La première fois que vous utilisez la touche , le curseur se place dans le premier champ de capture de données, tout en déplaçant la fenêtre au besoin. Ceci simplifie l'accès au formulaire sur une page web, sans avoir à utiliser la barre de défilement. Le tabulateur permet aussi un accès beaucoup plus rapide d'un champ à l'autre, sans avoir à utiliser la souris. Si vous venez d'accéder à la page de transcription, ou si vous étiez dans la partie supérieure de l'écran, il est nécessaire de cliquer sur la partie inférieure avant d'utiliser la touche .

 

Inscrire la première lettre du terme recherché dans les cases dotées d'une barre de déroulement

Si vous utilisez la touche de tabulation pour accéder à un champ muni d'une barre de déroulement, vous pouvez taper la première lettre du terme choisi. Si plusieurs mots commencent par la même lettre, tapez cette lettre autant de fois que nécessaire pour accéder au terme voulu. Par exemple, si vous tapez la lettre "F", la première fois apparaîtra le mot "fils", une seconde fois fait apparaître le mot "fille" et une troisième fois le mot "frère". Si vous continuez avec la même lettre, le cycle recommencera. Généralement, utiliser la touche de tabulation et choisir la première lettre du terme voulu s'avère beaucoup plus rapide que l'usage de la souris pour se déplacer d'un champ à l'autre et accéder aux barres de déroulement.

 

Une loupe réelle ou virtuelle est parfois plus rapide pour l'agrandissement d'une image

Vous pouvez occasionnellement avoir besoin de voir un mot ou un nom de plus près. L'usage d'une loupe ou d'un programme virtuel de verre grossissant tel que Virtual Magnifying Glass peut parfois être beaucoup plus rapide que d'avoir à agrandir et rapetisser l'image à l'aide des icônes fournis avec l'image.

 

Entrer une valeur non numérique dans le champ de la date de naissance

Si l'énumérateur a inscrit "inconnu" ou "ne connait pas" dans le champ de la date de naissance, vous pouvez l'inscrire en choisissant "Other" dans la barre de déroulement du Mois, et dans le champ de la journée, reproduire la note apparaissant sur le recensement. Si l'énumérateur a inscrit le mois avec une note additionnelle, choisir "Other" et dans le champ de la journée, inscrire le mois et la note apparaissant au recensement.

 

Annulation d'une ligne en double

Si vous avez entré deux fois la même ligne sur une page complétée, choisir l'option "Edit" d'une de ces deux lignes, et inscrire "99" dans le champ "# de ligne" et soumettre à nouveau. Périodiquement, les lignes portant les #99 sont enlevées automatiquement du système.

Si vous avez inscrit deux fois la même ligne sur une page non-complétée, vous pouvez éditer la ligne en trop, en y inscrivant les données d'une ligne qui n'a pas déjà été entrée.

Pour éditer une ligne, utilisez la page de transcription, et accédez le tableau des transcriptions, au bas de l'écran. Choisir l'option "Edit", à droite de la ligne, et faire les corrections nécessaires. Prenez note toutefois que lorsque vous avez réclamé une page en tant que transcripteur, vous devez obligatoirement être inscrit pour avoir accès aux options 'Edit" et Note" apparaissant à l'extrême droite de chacune des lignes déjà sauvegardées.

 

Notes et corrections

Corrections:

Dès qu'une ligne de transcription a été soumise, vous pouvez la consulter, l'éditer ou y ajouter une note. Avec la barre de défilement de la section inférieure de l'écran, descendez jusqu'au tableau des transcriptions. Vous y verrez, dans un nouveau cadre, le résultat de votre travail. Si vous y voyez des erreurs, cliquez sur le bouton "Edit", faites les corrections nécessaires, et soumettez à nouveau. Même procédure si vous désirez ajouter une note à une ligne déjà complétée.

Notes:

Deux catégories de notes sont disponibles, et il est important de bien les identifier et d'en comprendre le fonctionnement: ajout d'une note au nom de famille (add surname note) et ajout d'une note complémentaire se rattachant à une ligne spécifique, quel que soit le champ et le sujet (add line note). Toute note concernant une correction à un nom de famille devrait toujours être rattachée à la ligne du chef de famille, car elle ne s'applique pas seulement à un individu, mais plutôt à toute une famille. C'est une étape importante, puisqu'elle permet d'identifier correctement les individus, tout en les ajoutant à l'Index des Noms avec un lien à la famille qui y est reliée.  La deuxième catégorie de "Note" se rattache à une ligne en particulier, et non seulement à l'individu qui y est inscrit. Donc, attention, si vous avez rattaché une "Note" à une ligne que vous corrigez par la suite en y inscrivant un nouvel individu, par exemple lorsque vous constatez que vous avez transcrit une ligne en double, ou que vous deviez corriger le numéro de ligne d'un individu, la note restera attachée au numéro de ligne où elle a été faite dans un premier temps. De même, lorsque vous avez complété une page et que vous constatez que vous avez une ligne en double et la corrigez en changeant le no. de ligne par le chiffre 99, afin qu'elle soit ultérieurement effacée, la note ne sera pas effacée pour autant, car elle reste relié au no. de ligne à laquelle elle a été attachée précédemment. Il vous faut donc l'effacer manuellement en utilisation l'option mise à votre disposition et apparaissant sous chaque note, lesquelles sont listées sous le tableau des transcriptions, au bas de l'écran. Si vous constatez qu'il y a une erreur dans l'une de vos notes, vous ne pouvez pas la corriger; vous devez l'effacer et la refaire à nouveau. L'utilisation du copier/coller peut s'avérer fort utile pour vous sauver temps et énergie! Il est important de noter que les Notes au nom de familles ne peuvent pas être éditées et/ou effacées. Donc, elles doivent être bien pensées avant d'être exécutées!

Note au nom de famille (Surname note):

Lorsque vous accédez au tableau d'inscription de "Note", le premier choix qui s'offre à vous, concerne le nom de famille des individus (surname note). C'est à cet endroit que vous allez entrer une correction ou une suggestion concernant un nom de famille inscrit sur le document original, lorsque vous constatez qu'une erreur a été commise par l'énumérateur. Vous devez dans un premier temps, inscrire le nom de famille dans le champ prévu à cet effet (alternative surname), en remplaçant le nom déjà inscrit par celui que vous suggérez. Ensuite, si nécessaire, ajouter dans le prochain champ, un commentaire explicatif faisant référence aux documents trouvés supportant votre suggestion pour le nom alternatif  inscrit au champ précédent, et cliquez sur "Submit alternative surname".

Note de ligne:

Le troisième champ apparaissant à l'écran de transcription des notes (add line note)

sert à inscrire toute information jugée nécessaire qui n'a pas de champ prévu à cet effet sur une ligne de transcription, et qui apparaît sur le document original du recensement, et qui pourrait s'avérer fort utile aux chercheurs, comme une naissance hors province, année d'immigration, ethnicité, infirmité, etc... Ex.: né: Irlande, immigré: 1891 - né: Baie James - nationalité/tribu: Cri - religion: Church of England - infirmité: aveugle, etc...

Sert aussi à apporter des précisions et/ou corrections à des informations inscrites sur une ligne de transcription, tel que le lien de parenté avec le chef de famille (ex.: mère au lieu de belle-mère, fille au lieu d'épouse), statut (ex.: célibataire au lieu de marié et/ou veuf) ou tout autre information jugée pertinente.

L'espace étant limité dans chaque champ de note, nous vous suggérons de planifier la formulation de vos commentaires afin de pouvoir y inscrire les informations que vous jugerez pertinentes. Si toutefois vous avez des informations importantes que vous aimeriez inclure, il peut y avoir plus d'une Note de ligne rattachée à la même ligne.

 

règles à suivre

Valeurs répétées

Lorsque la valeur d'un champ, sur le recensement original,indique une répétition de la valeur inscrite à la ligne précédente, soit par des guillemets ou des apostrophes, ou bien encore, un champ laissé en blanc tel que le champ du no. de ménage (household number), cette valeur doit être inscrite à chaque ligne dans la transcription du document, plutôt que d'utiliser des guillemets ou de laisser un champ vide. Ceci est nécessaire pour que chaque entrée soit complète par elle-même, afin de faciliter les recherches et le tri des données.

 

Majuscules

L'utilisation des majuscules dans le recensement original, tout particulièrement dans les noms de familles, doit être préservée dans la transcription. Ceux-ci ne doivent pas être entrés tout en majuscule (ex.: AUBIN), à moins qu'un nom ait été inscrit de cette façon par l'énumérateur.

 

Erreurs dans le recensement original

Lorsque les énumérateurs ont fait des erreurs d'orthographe, ou qu'il semble y avoir erreur dans n'importe laquelle des autres valeurs, la transcription doit être fidèle aux données inscrites sur le document original. Les conflits de date versus l'âge d'une personne, sont particulièrement fréquents, et doivent être inscrits tels quels. Pour ce qui est des champs avec barre de déroulement, i.e. choix de valeur prédéterminée, tel que le sexe, la relation avec le chef de famille et/ou le mois, la valeur appropriée doit être choisie, quels que soient l'abréviation et/ou l'orthographe utilisés par l'énumérateur.

 

Entrées illisibles

Dans certains cas, vous ne serez pas capable de déchiffrer ce qui a été écrit dans un champ. Dans ces cas, le point d'interrogation "?" peut être utilisé pour indiquer une valeur illisible. Si une partie seulement est lisible, alors, celle-ci doit être transcrite telle que lue, et la partie illisible doit être représentée par un point d'interrogation (?). Si vous croyez pouvoir raisonnablement deviner de façon correcte ce qui a été écrit, il est préférable d'entrer une valeur complète plutôt que des points d'interrogation. Si * représente un caractère illisible dans le document original, alors:

Original	Transcription
**********	?
Desro*****	Desro?
D***ochers	D?ochers
***rochers	?rochers
[Quelque chose qui ressemble vaguement à Desrochers)	Desrochers(?)

~Note: Bien qu'un nom soit parfois partiellement illisible, il est possible que vous soyez en mesure de l'identifier correctement. Si vous êtes certain que le nom est Desrochers, avec preuve à l'appui, inscrire le nom sans point d'interrogation (?), et inscrivez dans une "Note" de ligne la preuve qui vous permet d'identifier, hors de tout doute, l'individu et/ou la famille. Ex.: le baptême d'un ou deux enfants, dont le nom et l'âge ou la date de naissance ainsi que le prénom des deux parents apparaissant dans un acte, peut servir à corroborer l'identification d'un individu. Inclure une "Note" aux individus vous ayant permis d'établir correctement l'identification du nom de famille. Ces notes confirmeront non seulement les données inscrites, mais fourniront en plus de l'information additionnelle aux chercheurs, tel que le nom de famille de la mère. Il en va de même si vous désirez corriger une date de naissance erronée et que vous désirez indiquer la bonne information.

 

Lignes rayées

Si une ligne a été complétée et ensuite rayée, inscrivez l'information dans les différents champs. Allez ensuite au tableau des transcriptions, au bas de l'écran, et utilisez la ligne de commentaire de la "Note" attachée pour indiquer que les informations de cette ligne ont été rayées. S'il est indiqué qu'un individu est décédé, l'inclure dans les commentaires de la "Note".

 

Lignes en blanc

Si une ligne ne contient aucune information, choisir l'option "Blank" pour les différents champs, à l'exception du no. de la ligne. Il est préférable d'inscrire que les champs sont restés en blanc, plutôt que d'avoir une ligne manquante. Sur la dernière page d'un sous-district, il y a généralement quelques lignes laissées en blanc. Afin de remplir correctement ces lignes vides, utilisez le lien (multiple blank lines to this page) complètement au bas de la page. Chaque ligne vide sera identifiée et la page complétée. Toutefois, si ces lignes vides se trouvent entre des lignes contenant de l'information, il vous faudra les compléter manuellement, tel que mentionné précédemment.

 

Noms et prénoms inversés

Certains énumérateurs ont occasionnellement entré le prénom d'un individu dans le champ prévu pour le nom de famille. Certains sont même allés jusqu'à compléter des pages entières de cette façon. Lorsqu'il est possible de correctement identifier, sans l'ombre d'un doute, les noms de famille et les prénoms des individus, ils doivent être inscrits dans leurs champs respectifs. Lorsqu'il y a un doute, on se doit de reproduire l'information telle qu'inscrite sur le document original. Certains noms et prénoms sont tout à fait similaires, et utilisés tout aussi bien pour l'un que pour l'autre, tels que Denis, Grégoire, Jean, Paul, etc... Par exemple, vous faites la transcription de pages où l'énumérateur, occasionnellement, renverse les noms et prénoms. Vous apparaît un individu entré comme Georges (nom) Grégoire (prénom). Le nom de famille Grégoire est prédominant dans cette région, mais vous êtes incapable de prouver, hors de tout doute, que l'individu en question porte le nom de famille Grégoire. Dans le doute, vous devez respecter l'ordre utilisé par l'énumérateur, mais, ajouter une "Note" dans le champ prévu à cet effet "soumettre un nom alternatif", et y inscrire le nom Grégoire. Le fait d'inscrire une note et d'offrir un alternatif au champ du nom, attirera l'attention des chercheurs, qui devront consulter l'image du document original et juger par eux-mêmes de la pertinence de l'information, tout en ajoutant une entrée additionnelle à l'index des noms, rendant possible l'identification d'un individu s'il s'avère que le prénom est en fait le nom de famille.

 

Numéros de ménage manquants, doublés ou corrigés

Les numéros de ménage n'ont pas de valeur intrinsèque, ils ont été assignés au fur et à mesure de l'énumération. Comme l'ordre de l'énumération se reflète dans chaque page et dans l'ordre numérique des lignes, ils ont encore moins de signification. Dans le passé, les numéros de ménages revêtaient beaucoup plus d'importance là où la transcription étaient présentée en ordre alphabétique selon le nom du chef de famille, ce qui n'est pas le but de notre index. L'importance du numéro de ménage dans notre index est dans le groupement des  individus par familles, le numéro en lui-même est moins important que le fait que tous les membres d'une même famille aient le même numéro et qu'il soit préférablement unique. De ce fait, lorsque les numéros sont clairs et lisibles, ils devraient être entrés tels quels. Lorsqu'un numéro est répété, la responsabilité revient au chercheur de reconnaître l'anomalie et d'en arriver à ses propres conclusions. Lorsque les numéros ont été corrigés, il est préférable de choisir ceux qui groupent correctement les familles. Souvent, la correction est beaucoup plus pâle ou moins claire que l'original, il est tout de même préférable d'entrer ces numéros s'ils groupent les familles correctement.